Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch und bei der Nutzung von mahevi.solutions verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

mahevi solutions, Alexander Schaffer, Österreich
E-Mail: alexander@mahevi.solutions, Telefon: +43 664 2081526. Vollständige Anschrift siehe Impressum.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht nicht.

2. Besuch der Website (Server- und Zugriffsprotokolle)

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technische Zugriffsdaten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufener Endpunkt, HTTP-Status, Antwortdauer, Herkunfts-Website (Referrer), Browserkennung (User-Agent), Sprache sowie eine technische Sitzungskennung. Diese Protokolle dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Missbrauch. Zum Schutz vor Überlastung werden Zugriffe pro IP-Adresse gezählt und begrenzt.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an sicherem, stabilem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Speicherdauer: automatisierte Löschung nach 90 Tagen.

3. Reichweitenmessung im eigenen System

Werden Cookies akzeptiert, meldet die Website zusätzlich aufgerufene Seiten und einzelne Bedienvorgänge an den eigenen Server, um Nutzung und Fehler auszuwerten – ausschließlich im eigenen System. Ohne Zustimmung unterbleibt dies vollständig. Analysedienste Dritter werden nicht eingesetzt: kein Google Analytics, kein Tag Manager, keine Social-Media-Pixel, keine Werbenetzwerke.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (lit. a), jederzeit widerrufbar – siehe Cookies.

4. Benutzerkonto

Für ein Konto werden E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert), Name und die zugewiesenen Rollen verarbeitet. Bei der Registrierung ist den Nutzungsbedingungen und dieser Datenschutzerklärung zuzustimmen; die Zustimmung wird mit Zeitpunkt und Fassung protokolliert.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b).
Speicherdauer: bis zur Löschung des Kontos, danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

5. Anfragen, Formulare und Umfragen

Über Kontakt- und Fragebogenfunktionen übermittelte Angaben werden zur Bearbeitung gespeichert. Bei Kalkulations- und Analysewerkzeugen bleiben die eingegebenen Werte grundsätzlich im Browser; werden Ergebnisse gespeichert oder versandt, werden sie dem jeweiligen Konto zugeordnet.

Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung (lit. b), sonst berechtigtes Interesse an der Beantwortung (lit. f).

6. Problem melden (Tickets)

Über „Problem melden“ können Sie einen Fehler, einen Wunsch oder eine Frage melden. Gespeichert werden der Titel und die Beschreibung, jede spätere Ergänzung sowie – ohne Anmeldung – Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse, bei Anmeldung die Zuordnung zu Ihrem Konto. Damit wir das Problem nachvollziehen können, werden außerdem die Seite, von der aus gemeldet wurde, die Fenstergröße, die Browserkennung (User-Agent), die IP-Adresse und die technische Sitzungskennung gespeichert.

Bildschirmfoto und Anhänge: Beim Öffnen des Dialogs wird ein Bild der gerade angezeigten Seite erstellt. Es kann alles zeigen, was zu diesem Zeitpunkt auf dem Bildschirm zu sehen war. Sie sehen es vor dem Absenden, können es markieren, zuschneiden oder entfernen; übertragen wird es erst mit dem Absenden. Ohne Anmeldung kann zusätzlich ein Bild angehängt werden, mit Anmeldung Bilder und Videos (auch eine Bildschirmaufnahme). Bilder ohne Anmeldung werden neu kodiert (Metadaten werden dabei entfernt) und nicht öffentlich gespeichert; Anhänge angemeldeter Nutzer sind Dateien des eigenen Kontos und können dort gelöscht werden.

Bestätigung: Ohne Anmeldung wird eine Meldung erst bearbeitet, wenn Sie sie über den Link in der Bestätigungs-E-Mail bestätigt haben. Danach erhalten Sie Neuigkeiten zu Ihrer Meldung per E-Mail, jeweils mit einem persönlichen Link, der fünf Tage gültig ist. Die Zustimmung im Dialog wird in Ihrem Browser gespeichert (lokale Speicherung), der Link für die Dauer der Sitzung.

Empfänger: die Betreiber dieser Website (Inhaber und Administratoren) sowie der Plattformbetreiber; E-Mail-Benachrichtigungen gehen an sie und an Sie.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung im Dialog (lit. a); bei angemeldeten Nutzern zusätzlich Vertragserfüllung (lit. b) bzw. berechtigtes Interesse an der Behebung von Fehlern (lit. f).
Speicherdauer: Nicht bestätigte Meldungen samt Bildern werden nach sieben Tagen gelöscht. IP-Adresse, Browserkennung und Sitzungskennung werden nach 90 Tagen entfernt. Bestätigte Meldungen bleiben gespeichert, bis sie erledigt und gelöscht werden; auf Wunsch löschen wir sie früher.

7. Bestellungen und Zahlungen

Kostenpflichtige Angebote stehen derzeit nicht zur Verfügung, und es ist kein Zahlungsdienstleister angebunden. Es werden daher keine Zahlungen abgewickelt und keine Zahlungsdaten erhoben.

Bestell- und Rechnungsdaten aus früheren Käufen sind weiterhin gespeichert; vollständige Kreditkartennummern waren auch damals nicht in unserem System.

Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung für Rechnungen (lit. c).
Speicherdauer: Rechnungs- und Buchhaltungsdaten sieben Jahre gemäß § 132 BAO.

8. E-Mails und Newsletter

Systemmails und Newsletter werden über Azure Communication Services versendet. Der Newsletter erfordert eine ausdrückliche Anmeldung mit Bestätigung der E-Mail-Adresse (Double Opt-in); jede Aussendung enthält einen Abmeldelink. Zu jedem Versand wird protokolliert, welche Nachricht wann an welche Adresse ging und ob die Zustellung erfolgreich war. Eine Öffnungs- und Klickmessung ist deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Vertrag für Systemmails (lit. b), Einwilligung für den Newsletter (lit. a).
Speicherdauer: Versandprotokolle 90 Tage; die Anmeldung besteht bis zur Abmeldung.

9. Chat und KI-gestützte Funktionen

Wird eine Chat- oder Assistenzfunktion genutzt, werden die Eingaben und der zugehörige Verlauf zur Beantwortung an den Azure OpenAI Service von Microsoft übermittelt und zusätzlich in unserem System gespeichert. Bitte geben Sie dort keine sensiblen personenbezogenen Daten und keine Daten Dritter ein.

Rechtsgrundlage: Einwilligung durch aktive Nutzung bzw. berechtigtes Interesse (lit. a/f). Die Verarbeitung erfolgt im EU-Datenraum von Microsoft (die Ressource steht in Schweden); eine Übermittlung an OpenAI oder in die USA findet nicht statt.

Belege im Rechnungswesen. Wer im Rechnungswesen einen Beleg erfasst und Automatisch auslesen eingeschaltet lässt, dessen Beleg wird gelesen, damit das Formular sich selbst ausfüllt:

• Eine E-Rechnung und ein PDF mit Text werden auf unserem Server gelesen, ohne Weitergabe.
• Ein Foto oder ein gescanntes PDF wird von unserer eigenen Texterkennung (Tesseract oder PaddleOCR) in Microsoft-Rechenzentren in der EU gelesen.
• Der gelesene Text – mit Namen, Anschrift, Bankverbindung und Beträgen, die auf dem Beleg stehen – geht anschließend zur Zuordnung zu den Feldern an den Azure OpenAI Service, wie oben beschrieben.
• Ein Zahlungs-QR-Code wird nur in Ihrem Browser gelesen.

Bei einem einzelnen Beleg wird beim Lesen nichts gespeichert; Beleg und Angaben werden erst mit „Speichern“ abgelegt. Werden mehrere Belege als Stapel hochgeladen, werden die Dateien und das Ergebnis des Lesens sofort gespeichert, damit sie im Hintergrund gelesen werden können. Ein Stapel und ein als Privat erfasster Beleg sind nur für die Person sichtbar, die sie hochgeladen hat, und für den Plattformbetrieb. Mit ausgeschaltetem Schalter wird nichts gelesen und nichts übermittelt.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b) gegenüber dem Konto, das das Rechnungswesen nutzt; für die Angaben Dritter auf einem Beleg die gesetzliche Aufzeichnungspflicht (lit. c) bzw. das berechtigte Interesse an einer ordnungsgemäßen Buchhaltung (lit. f). Erfassen Sie Gesundheitsdaten (etwa Apotheken- oder Arztbelege) als private Belege, geschieht das auf Ihre ausdrückliche Veranlassung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Speicherdauer: gespeicherte Firmenbelege für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (sieben Jahre nach § 132 BAO, für deutsche Mandanten acht Jahre nach § 147 AO); ein gelöschter Firmenbeleg bleibt bis zu deren Ende im Papierkorb, ein privater Beleg wird beim Löschen sofort entfernt. Nicht gespeicherte Belege eines Stapels werden mit dem Stapel gelöscht, spätestens nach 30 Tagen.

10. Ablage (persönliche Dokumente)

Angemeldet können Sie in der Ablage eigene Dokumente aufbewahren und durchsuchen – etwa Verträge, Versicherungs-, Bank- und Steuerunterlagen, Schreiben von Behörden, Gesundheits-, Fahrzeug- und Wohnungsunterlagen. Sie fotografieren die Seiten oder laden Bilder oder ein PDF hoch. Gespeichert werden die Seiten (Fotos aufrecht gestellt und ohne Metadaten wie den Aufnahmeort, auf Wunsch zusätzlich zugeschnitten), ein daraus zusammengesetztes PDF, der gelesene Text jeder Seite und die Angaben zum Dokument: Titel, Kategorie, Datum, Aussteller, Schlagworte, eine kurze Zusammenfassung und weitere Angaben wie Beträge, Nummern oder Daten. Auch selbst angelegte Kategorien werden gespeichert.

Lesen und Einordnen: Nach dem Hochladen wird das Dokument im Hintergrund gelesen:

• Ein PDF mit Text wird auf unserem Server gelesen, ohne Weitergabe.
• Fotos und gescannte Seiten liest unsere eigene Texterkennung (Tesseract oder PaddleOCR) in Microsoft-Rechenzentren in der EU.
• Der gelesene Text geht an den Azure OpenAI Service, der daraus Titel, Kategorie, Datum, Aussteller und weitere Angaben vorschlägt. Sie prüfen und ändern die Vorschläge selbst; Angaben, die Sie bestätigt oder geändert haben, werden nicht mehr automatisch überschrieben.
• Damit Sie Ihre Dokumente auch nach ihrer Bedeutung durchsuchen können, werden Text und Angaben in Abschnitte geteilt und vom Azure OpenAI Service in Zahlenvektoren (Embeddings) umgerechnet; Abschnitte und Vektoren liegen in unserer KI-Datenbank. Dafür wird auch Ihr Suchbegriff umgerechnet. Die Suche der Website zeigt Ihnen, wenn Sie angemeldet sind, auch Treffer aus Ihren Dokumenten.

Der Azure OpenAI Service verarbeitet diese Daten im EU-Datenraum von Microsoft (die Ressource steht in Schweden); eine Übermittlung an OpenAI oder in die USA findet nicht statt. Nach den Bedingungen von Microsoft werden die Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Wer die Dokumente sieht: Beim Erfassen wählen Sie Privat oder Firma.

• Privat: Das Dokument mit seinem Text und seinen Angaben ist nur für Sie sichtbar – in der Liste, in der Suche und im Assistenten. Auch Administratoren dieser Website und der Plattform können ein privates Dokument über die Anwendung nicht öffnen. In der Übersicht der KI-Gespräche, die Administratoren einsehen können, werden Fundstellen aus privaten Dokumenten verborgen, ebenso die Fragen und Antworten, die sich auf sie stützen.
• Firma: Das Dokument gehört dem Unternehmen, für das es erfasst wurde. Es sehen dessen Inhaber, Administratoren und Mitarbeitende, Mitglieder mit Zugang zum Rechnungswesen sowie die Administratoren der Plattform; erfassen, ändern und löschen können es Mitglieder mit Zugang zum Rechnungswesen.

Nur wer ein Dokument erfasst hat, kann es zwischen Privat und Firma umstellen. Die Dateien liegen nicht öffentlich in Azure Blob Storage und werden nur über signierte Links ausgegeben, die 15 Minuten gelten. Wer die technische Infrastruktur betreut (Server, Datenbanken, Speicher), hat technisch Zugriff auf die gespeicherten Daten; davon wird nur Gebrauch gemacht, soweit es für Betrieb, Sicherheit oder Fehlerbehebung nötig ist.

Assistent: Wo der KI-Assistent zur Verfügung steht (derzeit nur für Administratoren der Plattform), schlägt er bei Ihren Fragen auch in Ihren Dokumenten nach – nur in Ihren privaten und in den Firma-Dokumenten, die Sie ohnehin sehen. Für die Antwort gehen Ihre Frage und die gefundenen Textstellen an den Azure OpenAI Service. Die Antwort kann Angaben aus Ihren Dokumenten wörtlich enthalten und wird wie jedes Gespräch gespeichert (Abschnitt 9); teilen Sie ein Gespräch, liest die andere Person sie mit. Ein Gespräch bleibt gespeichert, bis Sie es löschen, und wird 30 Tage danach endgültig entfernt – unabhängig davon, ob das Dokument noch besteht.

Zählungen: Je Konto und Unternehmen zählen wir die gelesenen Seiten sowie die von der KI verarbeiteten Einheiten (Tokens), um Obergrenzen einzuhalten und Kosten zuzuordnen. Unsere Protokolle enthalten dazu Kennungen und Zahlen, keine Inhalte, Titel oder Dateinamen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (lit. b) gegenüber dem Konto, das die Ablage nutzt, bei Firma-Dokumenten gegenüber dem Unternehmen; für die Angaben Dritter in einem Dokument das berechtigte Interesse an einer geordneten Ablage (lit. f). Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, etwa Gesundheitsdaten. Diese verarbeiten wir nur, weil Sie solche Dokumente selbst und auf eigene Veranlassung hochladen; darin liegt Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen, indem Sie die Dokumente löschen. Laden Sie sensible Daten anderer Personen nur hoch, wenn Sie dazu berechtigt sind.
Speicherdauer: bis Sie das Dokument löschen. Beim Löschen wird es aus dem Suchindex entfernt, seine Einträge in der Datenbank werden gelöscht und seine Dateien mit allen früheren Fassungen; einzelne Seiten lassen sich ebenso entfernen. Ab dann ist es über die Anwendung nicht mehr erreichbar. Gelöschte Dateien hält der Speicher noch 7 Tage zur Wiederherstellung bereit, danach sind sie endgültig entfernt; in den Datensicherungen der Datenbanken (Wiederherstellungszeitraum 7 Tage) sind gelöschte Einträge spätestens nach 14 Tagen nicht mehr enthalten. Wird Ihr Konto gelöscht, werden Ihre privaten Dokumente und Ihre eigenen Kategorien auf dieselbe Weise gelöscht; Firma-Dokumente gehören dem Unternehmen und bleiben dort erhalten.

11. Cookies und lokale Speicherung

Details finden sich auf der Seite Cookies.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• Microsoft (Azure App Service, Azure SQL, Azure Database for PostgreSQL, Blob Storage, Azure Container Apps, Azure Communication Services) – Hosting, Datenbanken, Medien und Dokumente, Texterkennung und E-Mail-Versand, EU-Rechenzentren
• Microsoft Azure OpenAI Service – Verarbeitung der Eingaben in KI-gestützten Funktionen (Schweden, EU)

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

13. Ihre Rechte

Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) zu. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung genügt eine Nachricht an alexander@mahevi.solutions.

Es besteht ein Beschwerderecht bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

14. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026